De gratis Flexruil-service wordt door veel ouders als heel prettig ervaren, omdat je bij een uitzonderlijke situatie het eerst bij ons kunt aangeven dat je op zoek bent naar opvang voor je kind. Om deze service gratis aan te kunnen blijven bieden, is deze service ook gebonden aan bepaalde regels. Eén van de belangrijkste regels voor het opnemen van een ruildag is: mits de groeps- en personeelscapaciteit dit toelaat. De andere staan hieronder.

Kidtopia garandeert de opvang van jouw kind op contractdagen. Wanneer je buiten jouw contractdagen om een extra dag wilt afnemen, zijn er 3 opties:

1. Extra dag: Betaald
   Tegen een geldig tarief kun je extra opvang afnemen (zie Tarieven).

Een betaalde extra opvangaanvraag wordt beoordeeld op basis van de groepscapaciteit en de beschikbaarheid van het personeel waarna jouw aanvraag al dan niet wordt gehonoreerd.

2. Dagruil: Gratis (geen garantie)
   Je dient een ruilverzoek in om een reguliere opvangdag te ruilen met een andere opvangdag (4 weken vóór tot 4 weken na de gemiste dag). Wanneer jouw verzoek wordt afgewezen, kan jouw kind op de contractdag blijven komen.
3. Flexruil: Gratis (geen garantie)
   Onder de hieronder genoemde voorwaarden biedt Kidtopia de mogelijkheid om binnen 3 maanden een correct afgemelde dag (‘inzetdag’) middels een ‘ruilverzoek’ in te zetten voor gratis extra opvang (‘opvangdag’). Zie hieronder.

Over de regels en uitzonderingen
Een verzoek voor een inzetdag wordt soms afgewezen (in ongeveer 20%), dat is niet prettig natuurlijk, maar heeft altijd een reden. De meest voorkomende is dat de groep al vol zit. Vanuit de wettelijke kaders die landelijk van toepassing zijn op kinderopvang en waar wij dus aan gebonden zijn, is er een limiet aan het maximum aantal kinderen per leidster. Voor iedere vierde kind, dient er een nieuwe leidster op de groep gezet te worden. Dat houdt in dat een groep soms vol zit, ook al kan de ruimte nog niet vol lijken. Wanneer er niet meer leidsters op een groep kunnen komen, dan zit de groep vol.

Wanneer het voorkomt dat jouw verzoek niet gewilligd kan worden, dan krijg je dit wel minimaal 7 dagen van te voren te horen. Dat is wel zo fijn, want dan heb je toch nog genoeg tijd om op zoek te gaan naar een alternatief.

 

Alle regels

 

Afmelden

1. Een juist afgemelde contractdag wordt omgezet in ‘een inzetdag’.
2. Een afmelding dient uiterlijk vóór 08.00 uur van de af te melden dag te gebeuren.
3. Afmelden kan alléén via: (a) kidtopia.nl of (b) de Kidtopia app (zie handleiding).

Let op: Telefonische afmelding of afmelding bij de leidster leidt niet tot ‘een inzetdag’. Enkel via de Ouder Login of de Ouderapp.

4. Contractdagen die vallen op een algemeen erkende feestdag (zie informatieboekje), kunnen niet omgezet worden in ‘een inzetdag’, geruild worden en worden niet financieel gecompenseerd.

INZETDAG

1. Een inzetdag is maximaal 3 maanden (90 dagen)
2. Inzetdagen kunnen via het Ouderportaal worden ingediend voor een ‘ruilverzoek’.

 

RUILVERZOEK

1. Een inzetdag kan middels een ruilverzoek 4 weken van te voren ingediend worden via het Ouderportaal (zie handleiding).
2. Het ruilverzoek dient minimaal 7 dagen vóór de gewenste opvangdag ingediend te worden.
3. Een goedgekeurde ruildag kan niet opnieuw worden geruild.
4. Een contractdag biedt garantie voor opvang van het kind. Een ruilverzoek biedt geen garantie voor opvang op het gewenste dag. Dit wordt door Kidtopia als extra service aangeboden, waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.
5. Ruilen is enkel mogelijk indien de bezetting op de groep dit toelaat en valt binnen de looptijd van de Overeenkomst. Dit betekent dat ruilen alleen mogelijk is als:
   1. het aantal kinderen in de groep
   2. en de samenstelling van de groep dit toelaat,
   3. en Kidtopia hiervoor géén extra personeelskosten maakt.
6. Van Kidtopia kan niet worden gevergd de bezetting te vergroten door het inzetten van extra personeel, teneinde de ruiling mogelijk te maken.

 

BESLUIT

1. Een ruilverzoek wordt enkel in behandeling genomen door de Planning-afdeling.
   De ouder ontvangt het besluit uiterlijk 7 dagen vóór de gewenste opvangdag via e-mail en het Ouderportaal.
2. Het besluit van de Planning-afdeling is definitief.
3. Inhoudelijke besprekingen van individuele/afgewezen ruilverzoeken zijn niet mogelijk.

 

COMMUNICATIE

1. Alle communicatie over de Flexruil en ruildagen kunnen enkel via de Planning-afdeling verlopen. Ander personeel (zoals de leidsters) kan niet helpen bij en dient daardoor niet lastiggevallen te worden bij Planning-gerelateerde onderwerpen.
2. De Planning-afdeling is iedere dag tussen 00 – 14.00 uur te bereiken op:
   020 – 486 8732 optie Planning.

 

CONTRACT, OVERGANG & ONTZEGGING

3. Vanaf 01-01-2019 gaan deze regels in.
4. Deze regels vervangen de eerdere regels. In gevallen waarbij de ouder nog inzetdagen heeft voorafgaand aan 01-01-2019, dan geldt hiervoor een overgangstermijn. De overgangstermijn houdt in dat de inzetdagen binnen de oorspronkelijke geldigheidstermijn (conform de eerdere regels) kunnen worden ingezet voor extra opvang indien de bezetting op de groep dit toelaat.
5. Gebruikmaken van deze gratis service kan vanaf de ingangsdatum alleen wanneer het nieuwe Flexruil Overeenkomst ondertekend is ingeleverd bij Kidtopia.
6. Het is de verantwoordelijkheid van de ouder om op de hoogte te zijn van deze regels en zich hieraan te houden. Bij herhaaldelijk misbruik of overtreding van deze regels na deze ingangsdatum behoudt Kidtopia het recht om de desbetreffende ouder toegang tot deze gratis aanvullende service te ontzeggen.

Let op: Kidtopia biedt garantie voor de vaste opvangdagen die in uw contract zijn opgenomen, de zogeheten contractdagen. Op contractdagen is er gegarandeerd plek voor het kind. Het ruilverzoek die u indient is enkel mogelijk onder de voorwaarden. Kidtopia biedt ‘Flexruilen’ aan als service, maar kan niet garanderen dat een inzetdag daadwerkelijk gehonoreerd kan worden.